Over de Grens
   

Problemen en vraagstellingen in verband met een buitenlandse boekhouding

In de praktijk kom je vaak de volgende situatie tegen: ondernemers uit Nederland doen sinds jaren regelmatig heel succesvol zaken in hun eigen land en pakken vaak de kans om eveneens op de Duitse markt actief te worden. Duitse partners rekenen echter niet graag af met een buitenlandse vennootschap. Derhalve wordt er snel voor gekozen om een Duitse vennootschap, een GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) welke vergelijkbaar is met de Nederlandse besloten vennootschap, op te richten. Dit is snel gebeurd, waarbij niet altijd wordt rekening gehouden met desbetreffende valkuilen en aandachtspunten. De GmbH is een Duitse rechtspersoon met de voor haar geldende Duitse wettelijke bepalingen. In de praktijk wordt vaak te weinig gelet op de voorwaarden en eisen die aan de boekhouding en jaarrekening in Duitsland wordt gesteld.

In het begin zijn de activiteiten in de GmbH vaak beperkt. Om extra kosten te voorkomen wordt de boekhouding dan in het Nederlandse pakket geïmplementeerd. Dit is echter niet aan te bevelen, aangezien de boekhoudprogramma’s voor bepaalde landen zijn gecertifieerd. Zij voldoen derhalve aan de specifieke regelgeving van het desbetreffende land. Voor de Duitse boekhouding dient er derhalve op gelet te worden dat het programma voor Duitsland is gecertificeerd.

Voorwaarden boekhouding

Er gelden een reeks voorwaarden waaraan de boekhouding dient te voldoen. Dit zijn de zogenoemde “Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung” (maatstaven aan een juiste boekhouding). De dienstverlener van de software zal aan kunnen geven of de benodigde koppelingen met de instanties en/of dienstverleners ter beschikking staan. De aangiftes omzetbelastingen moeten via Elster bij de Duitse belastingdienst ingediend worden. De E-Bilanz (een digitale balans) moet digitaal in het EXLBR-bestand bij de Bundesanzeiger ingediend worden. Bij een controle eist het Finanzamt de boekhouding als GDPDU-bestand op (een soort audit-bestand, die enkel voor het Finanzamt is ontwikkeld). Aan deze voorwaarden dient uw programma te voldoen. Verder is een koppeling naar DATEV voordelig omdat het grootste deel van de Duitse belastingadviseurs en accountants met dit softwarepakket werken.

De softwareaanbieder zal tevens garanderen dat de programma´s steeds up-to-date zijn. De Duitse wet wordt regelmatig en voortdurend gewijzigd, zodat de software na een jaar misschien al niet meer aan de voorwaarden voldoet.

Vergunning

Bij het Finanzamt moet een vergunning aangevraagd worden dat de boekhouding in het buitenland verwerkt mag worden. Dit wordt echter regelmatig vergeten. Het Finanzamt is dan gerechtigd om te eisen dat de boekhouding binnen een bepaald tijdvak terug naar Duitsland wordt overgezet. Hierdoor kunnen hoge kosten voor het overzetten ontstaan. Als het overzetten in het bepaalde tijdvak niet lukt, kunnen boetes geheven worden. Voorwaarden voor de vergunning zijn de garantie dat het Finanzamt altijd op tijd de gegevens kan inzien en alle verdere wettelijke verplichtingen nagekomen worden.

Geen Word of Excel

Ook de zogenoemde „Vorsysteme“ moeten in acht worden genomen. Het schrijven van facturen in Word of Excel is in Duitsland niet toegestaan omdat de data achteraf weer aangepast kunnen worden. Het Finanzamt schrijft een programma voor waarbij wijzigingen op basis van een revisiehistorie ingezien kunnen worden. Kassaberichten mogen eveneens niet in Excel worden bijgehouden, hier is dezelfde regeling van toepassing.

Wanneer de boekhouding met een Duits programma wordt verwerkt, geschiedt dit echter vaak door een Nederlandse boekhouder. Vaak is deze niet vertrouwd met de Duitse wet- en regelgeving en de manier waarop de boekhouding in Duitsland verwerkt dient te worden. Een medewerker in dienst nemen die hiermee vertrouwd is of de boekhouding door een Duitse belastingadviseur/accountant te laten verzorgen is in de regel de beste oplossing. Dit is vaak zelfs goedkoper dan een naar Nederlandse maatstaven verwerkte boekhouding achteraf aan te passen om zeker te kunnen stellen dat deze aan de Duitse wetgeving voldoet.

Schuldeisers

Het handelsrecht stelt de hoogste prioriteit aan de bescherming van schuldeisers. De schuldeiser dient een volledig beeld van de financiële stand van een bedrijf te krijgen. Hieruit resulteren een aantal regelingen zoals het verbod om te verrekenen. Dit verbod houdt onder andere in dat een factuur aan één en dezelfde debiteur niet verrekend mag worden. Zowel de vordering als ook de schuld dient in de boekhouding te worden opgenomen en dus niet alleen het verschil. Pas als er een schriftelijke overeenstemming met betrekking tot het verrekenen is opgesteld, mag dit ook zo verwerkt te worden. Indien u de balans foutief publiceert bij de Bundesanzeiger is het mogelijk dat schuldeisers aantonen een foute indruk te hebben. Dit kan tot persoonlijke aansprakelijkheid van de directeur leiden.

Passiva zijn met het opgenomen bedrag in de balans op te nemen. Dit betekent derhalve dat alle kosten met betrekking tot deze schuld bij elkaar moeten opgeteld moeten worden. In de praktijk ontvangt u regelmatig facturen die of bij het vorige of bij het volgende jaar/periode horen. In Nederland is het gebruikelijk om de omzetbelasting pas in het volgende jaar, dus met factuurdatum te boeken. Deze mag pas dan teruggevraagd worden, de passiva wordt dus in het oude jaar netto in Nederland geboekt. Dit is in Duitsland niet geoorloofd. Ook de omzetbelasting dient aan de schuldeiser betaald te worden. Dit betekent dus dat in Duitsland de schuldverplichtingen bruto geboekt worden met de uitzondering dat hier de omzetbelasting pas in het volgende jaar teruggevraagd mag worden, namelijk met de factuurdatum. Hiervoor dient dus een vordering tegenover het Finanzamt opgenomen te worden. Ook hier handelt u in strijd met de wet- en regelgeving als dit niet juist wordt verwerkt. In dit geval zijn de schuldverplichtingen die in de balans zijn opgenomen, te laag. Zoals in het vorige voorbeeld kan de bestuurder hiervoor aansprakelijk gesteld worden.

De voorschriften zijn opgesteld ter bescherming tegen faillissement. Als u van plan bent uw Duitse boekhouding door een Nederlandse boekhouder op te laten stellen, is aan te bevelen dat hij deze verschillen kent en hier rekening mee houdt.

Documentatieplicht

Uiteindelijk zijn er nog enkele organisatorische problemen. Tegenwoordig wordt in verband met een controle steeds een zogenoemde Verfahrensdokumentation aangevraagd. Dit is een documentatieplicht van zakelijke processen. Hierin dient bijvoorbeeld opgenomen te worden welk programma door u gebruikt wordt, wie de gebruiker van het programma binnen uw organisatie is en wie voor de updates verantwoordelijk is en welke versie van het programma momenteel gebruikt wordt. Eveneens dient gedocumenteerd te worden wie de binnenkomende facturen registreert, wie het akkoord geeft voor betalingen en of de bonnen en facturen gedigitaliseerd worden en de originele stukken bewaard worden.

Dit is maar een klein gedeelte van de eisen die de Duitse wet- en regelgeving aan een boekhouding stelt. Per land verschillen de eisen, daarom is het van belang om de verschillende voorschriften vooraf te kennen. Zo kunt u ook succesvol in het buitenland ondernemen.

Uit: Over de Grens nr. 10 van 29 november 2019
Auteur: Christian Icking, Steuerberater bij Heisterborg International Steuerberatungsgesellschaft mbH.