Beloning & Belasting
   

Vitaliteitsbeleid en de loonheffingen

Vitaliteit op de werkvloer. Een thema dat bij menig HR-afdeling hoog op de agenda staat. Fitte werknemers zorgen immers voor hogere productiviteit, lager verzuim, een betere werksfeer en ga zo maar door. Het bevorderen van de vitaliteit van werknemers komt in vele vormen. Te denken valt aan het aanbieden van bedrijfsfitness, een fiets van de zaak, een cursus stoppen met roken of een duurzaam inzetbaarheidsplan voor oudere werknemers. Maar ook arbovoorzieningen kunnen worden geschaard onder de noemer vitaliteit. Wat zijn de gevolgen voor de loonheffingen van de diverse initiatieven om uw personeel vitaal te houden? In dit artikel tracht ik een overzicht te geven van de fiscale aandachtspunten.

Betekenis

Eerst maar eens kijken naar de definitie van de term vitaliteit. Een korte zoektocht via diverse digitale woordenboeken leidt tot een aantal interessante definities, waarvan de meest tot de verbeelding sprekende als volgt luidt: “Vitaliteit is de mate waarin iemand krachtig en energiek is.” Wanneer we deze definitie doortrekken naar de werkvloer ziet vitaliteitsbeleid op het bevorderen, in de breedste zin van het woord, van de mentale en fysieke gesteldheid van werknemers.

Vitaliteit binnen de loonheffingen

De loonheffingen kennen een ruim loonbegrip. Als hoofdregel geldt dat al hetgeen uit dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking, loon is. Hierdoor zullen vrijwel alle initiatieven die u als werkgever neemt uit hoofde van uw vitaliteitsbeleid kwalificeren als loon. Vervolgens is er binnen de werkkostenregeling een handvol categorieën voorhanden waardoor het initiatief voor de werknemer alsnog als een onbelaste vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling kan kwalificeren. Het gaat hierbij om de volgende categorieën:

  • De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen.
  • De gerichte vrijstelling voor scholingskosten.
  • Op nihil te waarderen werkplekvoorzieningen.
  • De vrije ruimte.

In de navolgende paragrafen ga ik achtereenvolgens op deze categorieën in. Ik geef daarbij per categorie voorbeelden van initiatieven die onder de betreffende categorie kunnen worden geschaard. Deze bijdrage beoogt overigens geen uitputtend overzicht te geven van de fiscale gevolgen van alle denkbare initiatieven die zouden passen binnen uw vitaliteitsprogramma, maar is bedoeld om inzicht te geven in de fiscale voorwaarden en (on)mogelijkheden van een aantal bekende verschijningsvormen.

Arbovoorzieningen

Voor arbovoorzieningen geldt binnen de werkkostenregeling een gerichte vrijstelling, onder de voorwaarde dat het gaat om voorzieningen:

  1. die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden; en
  2. die rechtstreeks voortvloeien uit het arbobeleid dat u voert op grond van de Arbowet; en
  3. waarvoor de werknemer, aldus de Belastingdienst, geen eigen bijdrage betaalt, ook niet in de vorm van een cafetariaregeling.

Aan uw arbobeleid dient een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) ten grondslag te liggen, waarin u schriftelijk vastlegt welke risico’s en gevaren de arbeid met zich meebrengt en waaruit blijkt welke risico-beperkende maatregelen u treft (art. 5 Arbeidsomstandighedenwet). De arboverantwoordelijkheden kunnen overigens ook voortvloeien uit de van toepassing zijnde cao of uit een collectief arboplan dat mogelijk binnen uw sector geldt, ook wel arbocatalogus genoemd. Zo volgt uit de arbocatalogus Bioscoopbedrijf dat bioscoopmedewerkers het risico lopen te worden blootgesteld aan agressie en dat werkgevers daartoe een training omgaan met agressie aan werknemers kunnen aanbieden. Nu die cursus voortvloeit uit de arboverantwoordelijkheden van de werkgever, kan deze als gerichte vrijgestelde arbovoorziening worden aangewezen. Een ander voorbeeld betreft de arbocatalogus voor de schoonmaak- en glazenwassersbranche, waarin is opgenomen dat het verplicht is om gehoorbescherming te dragen bij hogedrukreiniging. Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van gehoorbescherming is dan, u raadt het al, gericht vrijgesteld als arbovoorziening.

De Belastingdienst geeft in zijn Handboek Loonheffingen 2020 zelf ook een aantal voorbeelden van gericht vrijgestelde arbovoorzieningen, zoals een veiligheidsbril met geslepen glazen voor een laborant of lasser, een zonnebril voor een chauffeur of piloot, een verplichte medische keuring en een geneeskundig of arbeidsgezondheidskundig onderzoek, een second opinion of een griepprik in het kader van uw preventie- en verzuimbeleid. Hieronder valt mijns inziens ook een preventief medisch onderzoek. Ook een cursus stoppen met roken is volgens de Belastingdienst gericht vrijgesteld, indien de cursus voldoet aan de in deze paragraaf genoemde voorwaarden. Datzelfde geldt voor een stoelmassage of reflexzonemassage, mits die massage onder werktijd plaatsvindt.

Specifiek voor arbovoorzieningen geldt dat in beginsel ook de thuiswerkplek als werkplek wordt aangemerkt. Dit maakt het mogelijk om uw thuiswerkende werknemers te voorzien van bijvoorbeeld een onbelaste ergonomische bureaustoel, beeldschermbril of “zit-sta-bureau”. Een welkome vrijstelling nu thuiswerken als gevolg van de coronacrisis het nieuwe normaal is (en mogelijk blijft). Wel even opletten indien u de arbovoorziening blijvend aan uw werknemers heeft vergoed of verstrekt, terwijl het thuiswerken slechts van tijdelijke aard is. Wordt niet langer thuisgewerkt, dan wordt vanaf dat moment niet langer voldaan aan de voorwaarden om de arbovoorziening gericht vrij te stellen. Het te onderkennen loonvoordeel dient dan te worden verloond via de loonstrook van de werknemer, tenzij u ervoor kiest het loonvoordeel aan te wijzen als eindheffingsloon ten laste van uw vrije ruimte. Het alternatief is dat de werknemer de arbovoorziening overneemt tegen de dan geldende waarde in het economische verkeer. Het verdient de aanbeveling om dit soort zaken vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst.

Naast de reguliere werkplek en de thuiswerkplek wordt, louter voor de toepassing van de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen, ook als werkplek aangemerkt de plaats waar uitvoering wordt gegeven aan het arbobeleid dat u voert op grond van de Arbowet. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld een preventief medisch onderzoek als gericht vrijgestelde arbovoorziening te laten uitvoeren in een ziekenhuis, uiteraard mits dat onderzoek uit het arbobeleid van de werkgever voortvloeit.

Scholingskosten

Mocht in uw vitaliteitsbeleid een vergoeding of verstrekking zijn opgenomen die niet past binnen de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen, dan kunt u in sommige gevallen een beroep doen op de gerichte vrijstelling voor scholingskosten. In een handreiking van de Belastingdienst valt bijvoorbeeld te lezen hoe de Belastingdienst aankijkt tegen opleidingen die gericht zijn op het ontwikkelen van soft skills, zoals een cursus mindfulness of een cursus omgaan met stress. Zolang er een direct verband bestaat tussen het doel van de cursus enerzijds en de huidige of toekomstige beroepsuitoefening anderzijds, kwalificeren de kosten ter zake als gericht vrij te stellen scholingskosten. Zorg ervoor dat u de aanwezigheid van dit directe verband desgevraagd aannemelijk kunt maken.

Op nihil te waarderen werkplekvoorzieningen

Voor een aantal werkplekvoorzieningen geldt dat het belaste loonvoordeel ter zake wordt gewaardeerd op nihil. Bij werkplekvoorzieningen gaat het om, het woord zegt het al, voorzieningen die op de werkplek worden gebruikt of verbruikt. Onder werkplek wordt verstaan, iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor voor de inhoudingsplichtige de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is. Met andere woorden, de plaats waar u als werkgever arboverantwoordelijkheid heeft. Denk aan een kantoorpand, een bouwplaats en een vergaderruimte. De thuiswerkplek kwalificeert in beginsel niet als werkplek. In het kader van uw vitaliteitsbeleid zijn met name relevant:

  • de nihilwaardering voor voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken; en
  • de nihilwaardering voor consumpties die geen deel uitmaken van een maaltijd.

Eerstgenoemde nihilwaardering is bijvoorbeeld van toepassing op (verstelbare) bureaus, maar ook op bedrijfsfitness. Beschikt uw organisatie over een fitnessruimte op de werkplek en mogen uw werknemers van deze fitnessruimte gebruik maken, dan valt het belaste loonvoordeel onder de nihilwaardering. Elke andere door u als werkgever gefaciliteerde vorm van fitness, zoals het vergoeden van een fitnessabonnement van uw werknemers, wordt gezien als belast loon, te verantwoorden op de loonstrook van de werknemer of aan te wijzen als eindheffingsloon ten laste van uw vrije ruimte. In een uitzonderlijk geval kunt u het faciliteren van fitness wellicht uit hoofde van uw arboverantwoordelijkheid opnemen in uw arboplan en als zodanig gericht vrijstellen.

Bij de nihilwaardering voor consumpties op de werkplek kunt u denken aan het populaire fenomeen werkfruit. Immers, als uw werknemers gezond eten, plukt ook u als werkgever daar de vruchten van. Belangrijke voorwaarde bij de toepassing van deze nihilwaardering is dat de consumpties geen deel mogen uitmaken van een maaltijd. Een kiwi als tussendoortje is dus prima, maar als uw werknemers rond lunchtijd stelselmatig drie bananen, twee appels en een sinaasappel verorberen kon de Belastingdienst weleens van mening zijn dat de nihilwaardering toepassing mist. Als u vervolgens, alle goede bedoelingen ten spijt, een naheffing krijgt opgelegd zijn de druiven extra zuur.

De vrije ruimte

En dan is daar nog de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling, een vrij besteedbaar budget dat u, los van enkele beperkingen, naar eigen inzicht kunt benutten om loonbestanddelen aan te wijzen als eindheffingsloon. Zolang de vrije ruimte niet wordt overschreden, bent u als werkgever over deze loonbestanddelen geen eindheffing verschuldigd. Voor het bedrag waarmee de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever een eindheffing verschuldigd van 80%. Voor 2020 bedraagt de vrije ruimte 3% over de eerste € 400.000 aan fiscale loonsom en 1,2% over het meerdere.

Heeft u in het kader van uw vitaliteitsbeleid initiatieven die niet passen binnen de hierboven genoemde gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen, dan kunt u de betreffende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van uw vrije ruimte. De vrije ruimte leent zich uitstekend om uw werknemers in beweging te krijgen. Zo kunt u de vrije ruimte bijvoorbeeld aanwenden om het fitnessabonnement van uw werknemers (deels) te vergoeden of om het fietsgebruik te stimuleren door mee te betalen aan een in privé aan te schaffen fiets. Desgewenst kunt u deze vergoeding in een cafetariaregeling gieten. De werknemers leveren dan brutoloon in en krijgen in ruil daarvoor hun fitnessabonnement of fiets netto vergoed. Voor de werkgever verloopt de uitruil in beginsel kostenneutraal, uiteraard tenzij diens vrije ruimte wordt overschreden. Om grip te houden op de kosten, kan de werkgever jaarlijks vaststellen welk budget voor de cafetariaregeling beschikbaar is en kan hij bepalen met welke frequentie werknemers mogen deelnemen.

Wat bepalen cao’s?

Ook in veel cao’s zijn diverse bepalingen opgenomen rondom duurzame inzetbaarheid en vitaliteit. Zo kennen onder andere de cao Banken en de cao voor het Verzekeringsbedrijf een vitaliteitsverlofregeling op grond waarvan werknemers eens in de zeven jaar twee aaneengesloten maanden vitaliteitsverlof kunnen opnemen. Tijdens dit verlof bestaat recht op gedeeltelijke loondoorbetaling en op volledige pensioenopbouw. Andere cao’s, zoals de cao Jeugdzorg, kennen juist een vitaliteitsbudget, veelal te besteden aan zaken als studieverlof, loopbaancoaching en gezondheidsmanagement (zoals stoppen met roken, afvallen en mindfulness). Beoordeel welke vitaliteitsgerelateerde bepalingen in uw cao zijn opgenomen en wat daarvan de fiscale consequenties zijn. Neem daarbij ook kennis van de visie van de Belastingdienst. De Belastingdienst toetst cao’s namelijk integraal op de gevolgen voor de loonheffingen en publiceert de bevindingen ter raadpleging.

Tot slot: een extra belang

Het moge duidelijk zijn dat u er alle belang bij heeft om het ziekteverzuim binnen uw organisatie laag te houden. Los van de improductiviteit, bezettingsvraagstukken en re-integratieverplichtingen heeft u hierbij mogelijk een extra belang: de premie werkhervattingskas (Zw en Wga). Bent u een middelgrote of grote werkgever en vraagt een (ex-)werknemer een Zw-uitkering of Wga-uitkering aan bij het UWV, dan wordt deze uitkering twee jaar later aan u doorberekend in de vorm van een hogere premie werkhervattingskas. Dit vaak onderbelichte gevolg kan flink in de papieren lopen. Ter illustratie, een grote werkgever met een jaarlijkse fiscale en premieplichtige loonsom van € 4.000.000 betaalt in 2020 ruim € 12.000 aan extra Zw-premie als gevolg van een in 2018 aan een ex-werknemer toegekende Zw-uitkering van € 10.000. Nog een reden dus om het thema vitaliteit hoog op de agenda te zetten.

Uit: Beloning & Belasting nummer 8 van 7 augustus 2020

Auteur: Maarten van der Steen, loonheffingenspecialist bij Govers Accountants/Adviseurs te Eindhoven