Beloning & Belasting
   

Fusies, overnames en herstructureringen: de overgang van personeel en de gevolgen daarvan

Fusies en overnames zijn aan de orde van de dag op dit moment. In de praktijk zien we regelmatig dat personeel overgaat van de ene naar de andere juridische entiteit door de fusie, door de overname, of als gevolg van een herstructurering binnen een concern, maar dat er niet wordt gekeken naar de gevolgen die dit voor het personeel met zich mee brengt. We moeten rekening houden met diverse aandachtspunten op het gebied van de loonheffingen, formaliteiten en administratieve verplichtingen. Vervolgens zullen we ook rekening moeten houden met de integratie van arbeidsvoorwaardenpakketten, cultuurverschillen en andere integratie-aspecten. In deze special zetten we een aantal belangrijke aandachtspunten op een rij.

Nieuwe dienstbetrekking voor de loonheffingen

Als een werknemer overgaat van de ene juridische entiteit naar de andere juridische entiteit, is dit in principe vanuit fiscaal perspectief een nieuwe dienstbetrekking. Het is daarbij niet van belang dat op arbeidsrechtelijke gronden de oude dienstbetrekking bij de nieuwe werkgever wordt voortgezet. De nieuwe werkgever moet de nieuwe werknemers dan ook als zodanig behandelen. Vóór feitelijke indiensttreding bij een nieuwe werkgever dient (opnieuw) aan de administratieve verplichtingen te worden voldaan inzake:

  • het verkrijgen van gegevens van de betreffende werknemer voor de loonheffingen (voorheen verplicht via een loonbelastingverklaring, nu vormvrij, mogelijk via Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen);
  • het vaststellen van de identiteit van werknemers aan de hand van een geldig identificatiebewijs.

Dienstjarenvrijstelling

Let wel, deze overgang naar de nieuwe werkgever brengt ook op allerlei andere onderdelen gevolgen met zich mee. Omdat de werknemer een nieuwe dienstbetrekking krijgt, begint ook het aantal dienstjaren opnieuw te tellen. Als u gebruik wil maken van de diensttijdvrijstelling (de vrijgestelde uitkering bij tenminste 25 jaar of tenminste 40 jaar dienstverband) moet u opnieuw beginnen met tellen bij deze nieuwe dienstbetrekking.

Bijzonder tarief

Ook het salaris voor het bijzonder tarief telt opnieuw bij deze telling.

30% regeling

Heeft de werknemer een 30% regeling, dan geldt dit ook als nieuwe dienstbetrekking, en zal de werkgever een nieuwe aanvraag voor de 30% vergoedingsregeling moeten indienen. Ook bij de nieuwe werkgever moet de werknemer voldoen aan de vereisten voor de 30%-regeling, zoals specifieke deskundigheid. Zonder nieuwe aanvraag kan de werknemer bij de nieuwe werkgever geen gebruik maken van de 30% regeling

A1-Verklaring (COC verklaring)

Indien werknemers over een A1-verklaring (ingeval van internationale detachering) beschikken, dan dient bij overgang een nieuwe verklaring te worden aangevraagd op naam van de nieuwe werkgever. Let op, bij internationale detacheringen is het niet zondermeer vanzelfsprekend dat de sociale zekerheid in het land van herkomst bij de overgang naar de nieuwe werkgever kan worden voortgezet. Dit hangt af van het land van herkomst, het sociale zekerheidsverdrag en de reden van de detachering naar Nederland. Het is raadzaam goed na te kijken wat de gevolgen voor de internationale werknemers zijn van de overgang.

Sectorindeling

Een entiteit is altijd, op basis van de activiteiten en werkzaamheden van de medewerkers, ingedeeld in een sector voor de premieheffing werknemersverzekeringen. De sectorindeling bepaalt de hoogte van de ZW en de WGA premie. Door de wijziging van het aantal werknemers en wellicht het soort werknemers, kan de sectorindeling wijzigen. Door de overgang van de werknemers is het altijd raadzaam goed te kijken wat er gebeurt met de sectorindeling, zowel voor de overdragende partij als de verkrijgende partij.

Premiekortingen

Werkgevers kunnen voor oudere en arbeidsgehandicapte werknemers in aanmerking komen voor premiekortingen of andere subsidieregelingen (Wet tegemoetkoming loondomein). Door overgang naar een nieuwe entiteit kan die subsidieregeling of premiekorting in gevaar komen, of juiste nieuwe mogelijkheden bieden omdat er sprake is van een nieuwe werknemer.

WBSO – Speur- en Ontwikkelingswerk

De gevolgen voor de Afdrachtvermindering Speur- en Ontwikkelingswerk kunnen ook van grote impact zijn. Veelal is deze afdrachtvermindering gebaseerd op het uurloon binnen de organisatie voor de werknemers die bezig zijn met speur- en ontwikkelingswerk. Als deze werknemers overgang naar een andere entiteit, kan dit uurloon wijzigen. Sterker nog, als binnen deze nieuwe entiteit nog geen Speur- en ontwikkelingswerk plaatsvond, dan wordt het uurloon voor een startende ondernemer gehanteerd, hetgeen veelal beduidend lager is. Maak vooraf een goede berekening van de afdrachtvermindering voordat u met het personeel gaat schuiven.

Specifieke afspraken met de Belastingdienst

We zien in de praktijk dat veel werkgever specifieke afspraken hebben gemaakt met de Belastingdienst, al dan niet in het kader van Horizontaal Toezicht. Bij een overgang van werknemers dient te worden nagegaan of gemaakte afspraken en rulings met de Belastingdienst nog steeds van toepassing zijn en eventueel op naam gezet kunnen worden van de nieuwe werkgever. Vooraf overleg met de Belastingdienst is hierbij van groot belang. Vaak wordt dit punt pas achteraf geconstateerd.

Samenhangende groep inhoudingsplichtigen

Er zijn twee vrijstellingen, waarbij de overgang van de ene juridische entiteit naar de andere juridische entiteit de genoemde administratieve gevolgen met zich meebrengt. Indien werknemers binnen concernverband overgaan kan het gunstig zijn de fiscale faciliteit van de samenhangende groep te benutten. Binnen een Samenhangende Groep (faciliteit enkel voor de toepassing van loonheffingen) kunnen werknemers van de ene rechtspersoon overgaan naar de andere rechtspersoon, zonder dat aan alle administratieve verplichtingen (schriftelijke opvraag gegevens, de loonbelastingverklaring, identificatieverplichting bij indiensttreding, 30% regeling, enzovoorts) voldaan hoeft te worden. Het kan bij een fusie of overname interessant zijn om vooraf een zogenoemde “SGI” aan te vragen. Dit scheelt voor partijen (zowel voor overdragende werkgever, overnemende werkgever als voor de werknemer) een hoop administratieve lasten.

Let op: ook al behoren entiteiten tot een SGI, ze moeten nog steeds zelf aangifte loonheffingen doen. Ze blijven nog steeds verantwoordelijk voor hun eigen aangifte. Deze Samenhangen Groep Inhoudingsplichtigen is op geen enkele manier vergelijkbaar met een fiscale eenheid BTW of Vennootschapsbelasting. Er is ook geen sprake van onderlinge aansprakelijkheid of verrekening van loonheffingen.

Tevens is het van belang om na te gaan of een van de betrokken ondernemingen niet reeds betrokken is bij een SGI. In dat geval zal de wijziging van de situatie ook gemeld moeten worden bij de Belastingdienst. Een SGI kan ook op elk gewenst moment weer verbroken worden. Een briefje richting Belastingdienst is daarbij voldoende.

Overgang van activiteiten

De tweede optie, waarbij niet alle administratieve verplichtingen van een nieuwe dienstbetrekking gelden, is de situatie van “overgang van onderneming”. Indien er sprake is van “overgang van onderneming”, en het personeel gaat mee over, dan is er geen sprake van een “nieuwe dienstbetrekking”, zoals wij in het vorenstaande hebben beschreven. We hoeven dan ook niet aan alle administratieve verplichtingen te voldoen. De definitie van “overgang van onderneming” is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, maar levert in de praktijk nog wel eens discussie op. Het gaat voor dit artikel te ver om de gehele definitie van “overgang van onderneming” te bespreken, maar in de praktijk wordt de situatie regelmatig vooraf met de Belastingdienst afgestemd. In dat geval weet de overnemende werkgever zeker dat er sprake is van overgang van onderneming, en dat hij niet aan alle administratieve verplichtingen hoeft te voldoen. We zien de onzekerheid met name in situaties dat een gedeelte van de onderneming overgaat.

Overdracht van activiteiten – formulier Belastingdienst

Als een onderneming activiteiten overdraagt aan een andere werkgever, of activiteiten overneemt van een andere werkgever, of als de onderneming van rechtsvorm verandert (bijvoorbeeld van een eenmanszaak naar een BV), dan vraagt de Belastingdienst dit specifiek om te melden. Hiervoor is een speciaal formulier, met als titel” Melding loonheffingen overdracht van activiteiten”. De reden dat de Belastingdienst hier om vraagt, is dat zij in elk geval op de hoogte zijn van de overgang van het personeel, en dat zij de nieuwe ZW premie en de WGA-premie na de overgang kunnen vaststellen.

Overige aandachtspunten

Naast de fiscale aspecten, zijn er ook nog andere aspecten die aandacht nodig hebben als het personeel overgaat. Dit kunnen arbeidsrechtelijke verplichtingen zijn, maar ook administratieve aandachtspunten. U kunt dan denken aan het volgende.

CAO, arbeidsvoorwaarden en pensioen

Werknemers gaan over naar een nieuwe entiteit, en de vraag is of dan nog dezelfde cao van toepassing is. Het arbeidsrecht kan namelijk toepassing van een andere of nieuwe CAO in de weg staan. Toepassing van de CAO wordt bepaald door de activiteiten van de onderneming, de werkzaamheden van de werknemers, en/of het feit of een werkgever is aangesloten bij een vakorganisatie. Het kan van groot (financieel) belang zijn dit vooraf goed te bepalen. Tevens raden wij aan na te gaan of ook andere arbeidsvoorwaarden onveranderd voortgezet kunnen worden of dat deze aangepast dienen te worden. Hierbij speelt het arbeidsrecht een bepalende rol. Om de overgang van werknemers soepel te laten verlopen en discrepanties in arbeidvoorwaarden te voorkomen, is harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden wellicht vereist.

Een van de arbeidsvoorwaarden is de levensloopregeling. De levensloopregeling kan, indien de werknemer dit wenst, voortgezet worden bij de nieuwe werkgever. Voorwaarde is wel dat de werknemer bij de oude werkgever nog spaarde in het kader van de levensloopregeling, nieuwe spaarders worden niet meer toegelaten. De werknemer heeft verschillende keuzes (laten uitbetalen in verband met einde dienstbetrekking, saldo laten staan bij oude werkgever, of saldo meenemen naar nieuwe werkgever).

Pensioen en pensioenopbouw bij de overgang naar een nieuwe werkgever blijft altijd een zeer belangrijke arbeidsvoorwaarde. De verplichting kan geregeld worden door een bedrijfstakpensioenfonds, dan wel een eigen pensioenregeling. Er dient nagegaan te worden of dezelfde pensioenregeling van toepassing is bij de nieuwe werkgever. Arbeidsrechtelijke aspecten zijn hierbij belangrijk. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

  • het doorgeven van wijzigingen aan pensioenuitvoerder(s);
  • een mogelijk verzoek tot waardeoverdracht van het pensioen van de werknemer (let op de termijn);
  • extra (informatie)verplichtingen op grond van Pensioenwet;
  • eventuele vrijstellingsverzoeken bij mogelijk dubbele aansluitingen;
  • eventuele aanvullende pensioenverzekeringen moeten eveneens opnieuw bezien worden.

Werkvergunningen, verblijfsvergunningen, en vrijwillige sociale verzekeringen

Werk- en verblijfsvergunningen, alsmede vrijwillige sociale verzekeringen, dienen te worden omgezet naar de nieuwe werkgever. Verder dienen de wijzigingen voor diverse verzekeringen, zoals ziekteverzuimverzekeringen, doorgegeven te worden aan de verzekeringmaatschappijen.

Vakbonden en de arbodienst

De overgang van werknemers dient te worden doorgegeven aan de vakbonden en de Arbo-dienst. Eventueel moet bekeken worden of aansluiting bij een andere vakbond of Arbo-dienst aan de orde is.

Overige aandachtspunten

In het vorenstaande zijn wij met name ingegaan op praktische aandachtspunten en regels ingeval van fusie en/of overname. Echter, in de praktijk kunnen er ook andere aandachtspunten een rol spelen. Daarbij kunt u denken aan:

  • de informatie richting personeel, de beleving van het personeel;
  • de juiste monitoring van de personeelsbehoefte en carrièrekansen van individuele werknemers;
  • integratie van cultuurverschillen;
  • integratie van HR-software en salarisadministratie;
  • het wijzen van takenpakketten van de diverse werknemers;
  • enzovoorts.

Uit: Beloning & Belasting nr. 14 van 18 augustus 2017