Balans
   

Je personeel controleren, mag dat?

Vertrouwen is goed, controle is beter. Dit veelgehoorde adagium geldt in grote mate ook voor uw werknemers. Want als werkgever wilt u uw werknemers natuurlijk kunnen controleren op zaken als:

  • Welke websites bezoeken ze?
  • Gebruiken ze de werktelefoon voor de juiste doeleinden?
  • Vertonen ze onrechtmatig gedrag?

De controle van werknemers is aan strenge regels gebonden, omdat werknemers recht hebben op privacy, ook op de werkvloer. Het doel van dit artikel is om u als werkgever na te laten denken over de verschillende controles die u wilt uitvoeren (e-mail, internet en cameratoezicht) en hoe u dat kunt aanpakken. Een werkgever die zijn personeel wil controleren, moet voldoen aan de regels uit de Wet bescherming persoonsgegevens (“Wbp”) en vanaf 25 mei 2018 aan de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”).

Ik zet hieronder eerst kort de werkingssfeer van de Wbp uiteen. Vervolgens zal ik concreet ingaan op de vereisten om een werknemer te mogen controleren.

Werkingssfeer Wbp

De Wbp is pas aan de orde als sprake is van een (geheel of gedeeltelijk) geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens of van een niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn of worden opgenomen. Denk hierbij aan personeelsdossiers, een inbox met e-mails of een map met personeelsinformatie in de cloud. Er gelden nog uitzonderingen op de toepasselijkheid van de Wbp, maar het reikt te ver om die hier allemaal te bespreken.

De Wbp gaat – zoals de naam al doet vermoeden – over persoonsgegevens. Dit zijn alle gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijke persoon. Een voorbeeld: als niet direct de naam van een werknemer ergens staat, maar wel een personeelsnummer, is sprake van een persoonsgegeven. Personeelsdossiers vallen daarom ook onder de reikwijdte van de Wbp.

De Wbp is in eerste instantie van toepassing op de “verantwoordelijke”. De verantwoordelijke is degene die het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Een werkgever is dat meestal zelf. Het is overigens goed om te weten dat als u een derde inschakelt voor de betaling van het salaris – bijvoorbeeld een salarisadministrateur – een zogenaamde bewerkersovereenkomst moet worden gesloten.

Controle van personeel

Om een werknemer te mogen controleren moet u als werkgever een “grondslag” voor deze verwerking hebben. Deze zijn:

  • a. Ondubbelzinnige toestemming werknemer
  • b. Noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst
  • c. Wettelijke verplichting
  • d. Vrijwaring vitaal belang betrokkene
  • e. Vervulling publiekrechtelijke taak bestuursorgaan
  • f. Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke

In arbeidsverhoudingen verband zullen voornamelijk grondslagen b, c en f aan de orde kunnen zijn.

Toestemming van de werknemer kan niet (snel) worden gebruikt, omdat de werknemer zijn toestemming niet “vrijelijk” kan geven. De werknemer is namelijk afhankelijk van de werkgever en zal daardoor sneller instemmen met een verwerking van een persoonsgegeven, terwijl hij dat in andere situaties mogelijk niet zo snel zou doen. Een ander nadeel van toestemming is dat deze weer kan worden ingetrokken. En als dat gebeurt, kan niet alsnog op een andere grondslag worden teruggevallen.

Controle kenbaar maken

De werknemers moeten weten dat zij gecontroleerd kunnen worden en waarop. Dit kan door middel van een privacy statement, gedragsregels of een personeelshandboek.

Het is belangrijk dat u in het reglement uiteenzet met welk doel u de werknemers controleert en welke persoonsgegevens u daarbij verwerkt. Als werkgever moet u daarbij altijd voor de minst zware optie kiezen. Dit betekent dat er geen andere minder zware middelen beschikbaar zijn om werknemers te controleren. Een voorbeeld: een camera gericht op de inhoud van de kassa en niet op de hele winkel.

Als u een en ander in duidelijke en begrijpelijke taal voor uw werknemers heeft vastgelegd in een reglement, dan is het natuurlijk van belang om deze regels bij uw werknemers onder de aandacht te brengen. Het is daarbij aan te raden de werknemers in ieder geval het reglement “voor gezien” te laten tekenen en de inhoud van het reglement regelmatig onder de aandacht te brengen. Werknemers kunnen zich dan niet meer achter onwetendheid verschuilen.

In het reglement zullen ook de mogelijke sancties bij een geconstateerde overtreding helder gecommuniceerd moeten worden. Als u dat doet, dan heeft u alle kaarten in handen om werknemers in het geval van een overtreding te controleren, daarop aan te spreken of zelfs te ontslaan.

Voor werkgevers die een ondernemingsraad hebben ingesteld, geldt dat ook instemming aan de ondernemingsraad moet worden gevraagd om de regeling in te voeren.

Controle uitoefenen

Als u daadwerkelijk gebruik maakt van uw bevoegdheid tot controle, zijn tevens nog een aantal zaken van belang. Allereerst zal de controle in overeenstemming moeten zijn met het doel dat in het reglement is vastgesteld. Dit wordt ook wel doelbinding genoemd. Verder is altijd een concrete afweging per individueel geval noodzakelijk, omdat de grondslag steeds getoetst moet worden. Dat een en ander is vastgelegd in het reglement, wil dus niet automatisch zeggen dat controle mogelijk is. En als u hebt geconstateerd dat controle mogelijk is, moet controle van privé kwesties zoveel mogelijk worden vermeden. Tot slot is het van belang dat u zich realiseert dat de controle mogelijk aan de Autoriteit Persoonsgegevens moet worden gemeld, tenzij u een beroep kunt doen op een vrijstellingsregeling. Een van die vrijstellingen is bijvoorbeeld de loonadministratie. Een ander voorbeeld is de interne controle en bedrijfsbeveiliging.

Geheime controle

Voor een geheime controle gelden daarnaast nog extra voorwaarden, te weten:

  1. U heeft een redelijke verdenking dat een of meerdere werknemers een strafbaar feit plegen of andere verboden overtreden.
  2. Onder bepaalde voorwaarden moet de Autoriteit Persoonsgegevens eerst zelf een onderzoek doen naar de geheime controle voordat u daarmee begint. Denk bijvoorbeeld aan heimelijke observatie (lees: controle door eigen waarneming). Voor geheim cameratoezicht geldt bijvoorbeeld dat een reglement (zie hiervoor) moet worden opgesteld en aan de Autoriteit Persoonsgegevens moet worden voorgelegd. Keurt de Autoriteit Persoonsgegevens het reglement goed, dan hoeft niet iedere individuele controle vooraf te worden gemeld;
  3. U bent gehouden de betrokken werknemer(s) achteraf te informeren over de geheime controle, ook als uit die controle niets is voortgekomen.

Conclusie

Kortom, aan de controle van personeel zitten nogal wat haken en ogen en een delicate afweging is noodzakelijk. Ik wil u adviseren om deze regels nauwlettend in het oog te houden en in acht te nemen. Een schending van de Wbp kan namelijk tot forse boetes leiden. Bovendien heeft u als werkgever in een mogelijke ontslagzaak een sterker verhaal als het vergaren van bewijs volgens de regels van de Wbp is verlopen.

Uit: Balans nr. 3 van 17 februari 2017
Auteur: mr. T. van Liempd, advocaat bij DVAN Advocatuur & Notariaat