Convenant

Fiscale Aangiften & Gezamenlijke Verkenning

Convenant Fiscale Aangiften & Gezamenlijke Verkenning

1 PREAMBULE

2 UITGANGSPUNTEN

3 WERKWIJZE

3.1 Met betrekking tot de selectie van Ten Kate & Huizinga-klanten namens wie convenantaangiften worden ingediend.

3.2 Met betrekking tot het opmaken van de convenantaangiften en het toezicht op de tijdigheid, juistheid en volledigheid van de door de klant aangeleverde gegevens.

3.3 Specifiek met betrekking tot het project "Loonheffing 2008 en actueel toezicht" van de belastingdienst.

3.4 met betrekking tot de dienstverlenende aspecten ten opzichte van elkaar.

4 TOEZICHT

5 LOOPTIJD, PERIODIEKE EVALUATIE EN BEËINDIGING

6 ONDERTEKENING

Convenant Fiscale Aangiften & Gezamenlijke Verkenning

Partijen:

Ten Kate & Huizinga B.V. (holding), Ten Kate & Huizinga Accountants B.V., Ten Kate & Huizinga Belastingadviseurs B.V. en Ten Kate & Huizinga Audit & Assurance B.V. allen gevestigd te Enschede, hierna te noemen Ten Kate & Huizinga, in deze vertegenwoordigd door de heer mr. E.G.J. Hegeman

en

de Belastingdienst,
in deze vertegenwoordigd door de heer mr. F. Schippers, in zijn functie als voorzitter van het managementteam van regio Oost

sluiten een convenant.

1 Preambule

In dit convenant worden de uitgangspunten op basis waarvan en de wijze waarop partijen met elkaar wensen om te gaan, vastgelegd.

Partijen willen hun relatie vormgeven op basis van vertrouwen, begrip en transparantie. Ze willen hun processen zo op elkaar afstemmen, dat de kwaliteit van aangiften hoog is en de aangiften door de Belastingdienst zonder correcties kunnen worden geaccepteerd en afgedaan. Partijen stemmen daartoe de werkwijze in het aangifteproces, het uit te oefenen toezicht en de wijze waarop vooroverleg plaats vindt met elkaar af. De aangiften die onder de werking van dit convenant worden ingediend worden aangeduid als convenantaangiften. Partijen willen komen tot een dergelijk stelsel van convenantaangiften voor de Loonheffing, Omzetbelasting, Inkomstenbelasting en Vennootschapsbelasting.

Deze samenwerking beperkt de noodzaak van toezicht door de Belastingdienst tot metatoezicht in de vorm van monitoren van de kwaliteit van de aangiften door Ten Kate & Huizinga ingediend en vergroot de rechtszekerheid voor de betrokken Ten Kate & Huizinga-klanten.

Het convenant wordt gesloten tussen de Belastingdienst en Ten Kate & Huizinga. De convenantaangiften zijn de eindtermen van dit convenant. De onderneming die klant is bij Ten Kate & Huizinga, verbonden aan het kantoor te Enschede en convenantaangiften wil indienen, geeft door middel van een schriftelijke verklaring aan, zijn aangiften onder de werking van het convenant te laten vallen. Dit wordt uitgewerkt in paragraaf 3.1.

Daarnaast richt de samenwerking tussen de Belastingdienst en Ten Kate & Huizinga zich op de onderlinge dienstverlening (paragraaf 3.4).

De ingangsdatum van dit convenant is 1 januari 2009.

De uitvoering van het convenant vindt plaats middels een pilot. Aan het eind van de pilot -periode vindt een evaluatie plaats en wordt in gezamenlijk overleg de continuering van dit convenant na 31 december 2009 bepaald.

2 Uitgangspunten

o Rechten en verplichtingen op basis van wet- en regelgeving zijn en blijven zonder enige beperking op partijen en deelnemende ondernemingen van toepassing.

o Partijen spreken de intentie uit hun onderlinge relatie te baseren op vertrouwen, begrip en transparantie.

o De Belastingdienst, regio Oost, voert voor de uitvoering van dit convenant de landelijke regie. Zij is eerste aanspreekpunt voor Ten Kate & Huizinga.

o De Belastingdienst vertrouwt, bij het implementeren en het hanteren van de werkwijze, aangegeven in onderdeel 3 van dit convenant, op de professionaliteit van Ten Kate & Huizinga. Dit vloeit voort uit de preambule waarin staat aangegeven dat de Ten Kate & Huizinga-klant en Ten Kate & Huizinga samen de verantwoordelijkheid voor een aanvaardbare aangifte hebben. De Ten Kate & Huizinga-klant enerzijds en Ten Kate & Huizinga anderzijds hebben hierbij ieder hun eigen individuele verantwoordelijkheid.

o Partijen streven naar het bevorderen van een correcte uitvoering van de fiscale regelgeving ten aanzien van de heffing van de in de preambule aangegeven belastingen. Redelijkheid, rechtszekerheid, compliance en effectief toezicht staan hierbij centraal.

o Belastingdienst en de Bureaus vaktechniek van Ten Kate & Huizinga leggen actief de voorkomende van belang zijnde fiscale gebeurtenissen / ingenomen standpunten aan elkaar voor. Hiertoe heeft tussen partijen periodiek overleg plaats.

o De beantwoording van de vraag of sprake is van een kwalificerend fiscale gebeurtenis/standpunt wordt overgelaten aan de professionaliteit van Ten Kate & Huizinga, die daarbij rekening houdt met de belangen van de fiscus. Vragen die daarbij opkomen worden in eerste instantie voorgelegd aan het bureau Vaktechniek van Ten Kate & Huizinga. Zonodig vindt daarbij overleg plaats met de Belastingdienst, regio Oost.

o Daarnaast treden partijen in overleg indien een klant van Ten Kate & Huizinga dit wenst, teneinde volledige zekerheid te verkrijgen over de fiscale gevolgen van een hem betreffende casus, ook indien naar het oordeel van partijen geen sprake is van een kwalificerend fiscale gebeurtenis/standpunt.

o Ten Kate & Huizinga verstrekt binnen wet- en regelgeving zonder terughoudendheid en zonder voorbehoud aan de Belastingdienst inzage in de gegevens. Gegevens die behoren tot het privédomein van de klant en diens adviseur behoeven echter niet te worden verstrekt. Tot het privédomein behoren documenten en andere gegevensdragers die een advieskarakter hebben.

o Partijen treden ten minste éénmaal per jaar met elkaar in overleg om dit convenant te actualiseren. Het geactualiseerde convenant vervangt het voorafgaande convenant en is bindend na schriftelijke instemming van de partijen.

o Nieuwe klanten van Ten Kate & Huizinga vallen in beginsel onder de werking van het convenant. Het aannamebeleid van Ten Kate & Huizinga is hier dan ook op gericht.

3 Werkwijze

3.1  Met betrekking tot de selectie van Ten Kate & Huizinga-klanten namens wie convenantaangiften worden ingediend.

- Partijen hebben afgesproken dat Ten Kate & Huizinga met de klant bespreekt, dat er alleen sprake kan zijn van convenantaangiften indien voldaan is aan de volgende voorwaarden:
* De klant verklaart schriftelijk dat hij een relatie met de Belastingdienst nastreeft op basis van vertrouwen, begrip en transparantie, gericht op het onderhouden en versterken van de bereidheid om aan fiscale verplichtingen te voldoen.
* De klant verklaart schriftelijk de gegevens voor het opmaken van de convenantaangifte juist en volledig aan te leveren aan Ten Kate & Huizinga. Ten Kate & Huizinga vergewist zich ervan dat de klant gedrag vertoont in de geest van voornoemde verklaring en spreekt de klant aan op gedragsuitingen die daarmee in tegenspraak zijn.
- De Belastingdienst kan een aangemelde klant aan een marginale toets (status check) onderwerpen.
- Een bij de Belastingdienst aangemelde klant uit het zogenoemde middel grote ondernemingen (MGO)- of zeer grote ondernemingen (ZGO)- segment, wordt getoetst (voor toelating aan het traject convenantaangiften) door de verantwoordelijke klantcoördinator van de Belastingdienst.

3.2  Met betrekking tot het opmaken van de convenantaangiften en het toezicht op de tijdigheid, juistheid en volledigheid van de door de klant aangeleverde gegevens.

Partijen hebben afgesproken dat de werkzaamheden die nodig zijn voor het tot stand komen van convenantaangiften worden verricht onder de eigen verantwoordelijkheid van Ten Kate & Huizinga. De behandeling van de fiscale onderwerpen wordt zodanig in het klantdossier vastgelegd, dat effectief metatoezicht kan plaatsvinden (zie onderdeel 4.Toezicht).

3.3 Specifiek met betrekking tot het project "Loonheffing 2008 en actueel toezicht" van de Belastingdienst.

Het "Project Loonheffing 2008 en actueel toezicht" heeft een tweeledige doelstelling:

- Het treffen van voldoende maatregelen die borgen dat de loongegevens over 2008 en volgende jaren tijdig, juist en volledig beschikbaar zijn voor de afnemers van die gegevens, onder andere voor toeslagen.
- Het bewerkstelligen dat toezicht in de loonheffing in de actualiteit plaatsvindt.

Partijen hebben afgesproken dat Ten Kate & Huizinga, dat namens zijn klant convenantaangiften loonheffing indient, zal letten op de juiste parameterinstellingen van de loonberekeningprogramma's, waarmee loonberekeningen van de Ten Kate & Huizinga-klant worden uitgevoerd.

Tevens zal Ten Kate & Huizinga erop toezien dat de administratieve organisatie van werknemergegevens voor de verwerking in de loonadministratie adequaat is ingericht. Voor Ten Kate & Huizinga is hier sprake van een inspanningsverplichting. De uiteindelijke verantwoordelijkheid van een adequate inrichting van de loonadministratie ligt bij de Ten Kate & Huizinga-klant.

3.4 Met betrekking tot de dienstverlenende aspecten ten opzichte van elkaar.

Partijen gaan in het kader van dit convenant tevens een service-level-agreement (SLA) opstellen. De pilot dient er tevens voor om vast te stellen welke deze zijn en in hoeverre de hierin opgenomen afspraken in de praktijk werkbaar en haalbaar zijn.

In het kader hiervan wordt gezamenlijk onderzocht hoe processen, waarin beide partijen naar verhouding veel capaciteit steken, efficiënter kunnen worden ingericht, waardoor een administratieve lastenverlichting kan worden bereikt. Voorbeelden hiervan zijn de processen m.b.t. bezwaarschriften, LH actueel en voorlopige aanslagen.

Ten aanzien van het zogenaamde vooroverleg worden nadere werkafspraken gemaakt.

4 Toezicht

Toezicht op de naleving van dit convenant geschiedt in de vorm van metatoezicht. De inrichting van het metatoezicht is de verantwoordelijkheid van de Belastingdienst. Het doel van het metatoezicht is te beoordelen of de werkwijze van onderdeel 3 van dit convenant voldoet en op welke wijze deze werkwijze kan worden verbeterd. Tevens heeft het metatoezicht een functie in het waarborgen van eerlijke concurrentie. Het metatoezicht bewaakt of aan alle intermediairs die convenantaangiften indienen dezelfde eisen worden gesteld.

Het metatoezicht richt zich primair op de werkzaamheden die door Ten Kate & Huizinga zijn uitgevoerd. Hierbij zijn ook de gegevens over de uitgevoerde werkzaamheden en controlebevindingen, die zich in de cliëntdossiers bevinden, van belang. Daarbij kan het wel noodzakelijk zijn een gegevensgerichte controle op individuele aangiften bij de klanten van Ten Kate & Huizinga uit te voeren. Het is hierbij essentieel een leercirkel in te richten ter verbetering van het systeem. Dit met als einddoel een verbetering van het eindproduct, de convenantaangifte.

Partijen hebben afgesproken dat de uitvoering van het metatoezicht, voor zover het Ten Kate & Huizinga betreft, een gezamenlijke inspanning is van de Belastingdienst en het Bureau Vaktechniek van Ten Kate & Huizinga.

De convenantketen kent de volgende pijlers:

1. De houding en het gedrag van de Belastingdienst;
2. De houding en het gedrag van Ten Kate & Huizinga;
3. De houding en het gedrag van de Ten Kate & Huizinga-klant;
4. De kwaliteit van de administratieve organisatie bij zowel de Ten Kate & Huizinga-klant als Ten Kate & Huizinga zelf;
5. De kwaliteit van de werkprocessen bij de Belastingdienst.

De uitkomst van de convenantketen is een convenantaangifte. De Belastingdienst richt het metatoezicht in volgens de uitgangspunten van de Controle Aanpak Belastingdienst (CAB ¹ ). Steekproefsgewijs zullen door de Belastingdienst een aantal convenantaangiften van Ten Kate & Huizinga-klanten worden beoordeeld. Bij deze beoordeling wordt de Controle Aanpak Belastingdienst gehanteerd. Het doel hierbij is zo snel mogelijk vaststellen of de aangifte aanvaardbaar is. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van statistische technieken.

In het metatoezicht is het mogelijk dat de Belastingdienst niet alleen de Ten Kate & Huizinga-klant maar ook Ten Kate & Huizinga in het onderzoek betrekt. De Belastingdienst kent naast het metatoezicht ook nog andere vormen van toezicht bijvoorbeeld landelijke steekproeven en landelijke (branche-,)acties. Deze vormen van toezicht hebben betrekking op zowel convenantaangiften als niet convenantaangiften,

Het is essentieel dat de eindtermen voor een convenantaangifte duidelijk zijn. Bij het toetsen van de aangiften wordt de Controle Aanpak Belastingdienst als uitgangspunt genomen. Dit houdt op hoofdlijnen het volgende in:

o Partijen richten zich bij hun werk op het zo snel mogelijk vaststellen van de aanvaardbaarheid van de aangifte;
o Partijen streven een 100% juiste, tijdige en volledige aangifte na;
o Kleine, niet materiële fouten in de aangifte leiden niet tot verandering van het beeld dat de gehele aangifte goed genoeg is. Als er sprake is van materiële fouten, dan wijzigt het totaalbeeld van de aangifte en kan de gevolgtrekking zijn, dat de aangifte (nog) niet goed genoeg is.

Indien de onderzochte aangifte niet aanvaardbaar is, dan is het de verantwoordelijkheid van de Ten Kate & Huizinga-klant om voor verbetering zorg te dragen. De Ten Kate & Huizinga-klant heeft hier zowel een inspanningsverplichting als een resultaatsverplichting en heeft de verantwoordelijkheid de werkprocessen waarin de fouten zijn ontstaan te verbeteren.

Indien een materiële fout haar oorsprong heeft in een werkproces van Ten Kate & Huizinga, dan heeft zij een inspanningsverplichting en een resultaatverplichting voor verbetering van het werkproces.

In de pilotperiode wordt door partijen ook gezamenlijk onderzoek gedaan naar andere monitoringsmogelijkheden, gericht op het verbeteren van de kwaliteit van het aangifteproces.

5 Looptijd, periodieke evaluatie en beëindiging

Partijen komen overeen dat dit convenant een looptijd heeft één kalenderjaar, te weten het jaar 2009.

Partijen treden tijdens de eerste 6 maanden van de pilotperiode maandelijks met elkaar in overleg om de voortgang van het horizontaal toezicht traject te monitoren. Daarbij kan tevens het voortgangsproces van de behandeling van de (nieuwe) fiscale gebeurtenissen/ingenomen standpunten aan de orde worden gesteld. In de tweede helft van 2009 wordt in onderling overleg de frequentie nader bepaald.

Partijen treden ten minste éénmaal per jaar met elkaar in overleg om dit convenant te actualiseren. Het geactualiseerde convenant vervangt het voorafgaande convenant en is bindend na schriftelijke instemming van de partijen.

Ten Kate & Huizinga houdt zich het recht voor om tussentijds het convenant te beëindigen. Zij zal dit met redenen omkleed aan de Belastingdienst kenbaar maken. Door beëindiging vervalt voor de individuele ondernemingen het verminderde toezicht met ingang van de maand volgend op de maand waarin het convenant is beëindigd.

6 Ondertekening

Datum, 12 december 2008 te Enschede

VOETNOOT
¹ De Controle Aanpak Belastingdienst (inclusief de materialiteitstabel) is met medewerkers van Ten Kate & Huizinga besproken. In 2009 zal deze aanpak verder worden gedeeld middels concrete praktijkvoorbeelden.

E-mail: pam.munster@belastingdienst.nl