Convenant inzake samenwerking met in het Register Normering Arbeid opgenomen NEN-4400-1 gecertificeerde uitzendondernemingen en (onder)aannemers bij het verstrekken van sofi-nummers aan buitenlandse werknemers

12 november 2007

Inhoudsopgave

Convenant Stichting Normering Arbeid

Preambule
1. Uitgangspunten
2. Afspraken tussen de Belastingdienst en de SNA
3. Toezicht
4. Looptijd, periodieke evaluatie en beëindiging
5. Inwerkingtreding

Annex

Aanvraagformulier sofi-nummer met daarin tevens opgenomen de procedurebeschrijving voor de aanvraag van sofi-nummers voor buitenlandse werknemers door een in het register Normering Arbeid opgenomen NEN-4400-1 gecertificeerde uitzendonderneming en (onder)aannemer

Convenant inzake samenwerking met in het register Normering Arbeid opgenomen NEN-4400-1 gecertificeerde uitzendondernemingen en (onder)aannemers bij het verstrekken van sofi-nummers aan buitenlandse werknemers

Partijen

Stichting Normering Arbeid (verder te noemen SNA)  

in deze vertegenwoordigd door drs. H.M.F. Bruls 

en

De Belastingdienst

in deze vertegenwoordigd door mr. J Thunnissen,

sluiten een convenant.

Preambule
In dit convenant worden de uitgangspunten en de wijze waarop partijen met elkaar om wensen te gaan vastgelegd. Partijen werken met elkaar samen op basis van wederzijds vertrouwen, begrip en transparantie, gericht op het vergroten van de compliance en effectief toezicht met betrekking tot de in dit convenant opgenomen afspraken ten aanzien van de samenwerking op het gebied van de verstrekking van sofi-nummers aan buitenlandse werknemers.

De SNA vertegenwoordigt in haar hoedanigheid van contractpartij van de certificerende instellingen, in dit convenant tevens de in het register Normering Arbeid opgenomen NEN-4400-1gecertificeerde ondernemers (verder aangeduid met gecertificeerde ondernemers). Op basis van de in Annex opgenomen procedurebeschrijving (in het aanvraagformulier) werken partijen samen bij het verstrekken van sofi-nummers aan buitenlandse werknemers, die in Nederland gaan werken. Partijen streven naar het gezamenlijk vormgeven van effectief en efficiënt toezicht op de naleving van deze procedureafspraken.

Dit convenant past in de hoge prioriteit die de politiek en maatschappelijke organisaties toekennen aan het terugdringen van de malafiditeit in de uitzendbranche door middel van het combineren van een snellere en efficiëntere toekenning van sofinummers aan nieuwe vormen van horizontaal toezicht.

1. Uitgangspunten

-Rechten en verplichtingen op basis van wet- en regelgeving zijn en blijven zonder enige beperking van toepassing.
- Partijen spreken de intentie uit hun onderlinge relatie te baseren op vertrouwen, begrip en transparantie.
- Partijen streven naar het bevorderen van een correcte uitvoering van de fiscale regelgeving ten aanzien van het verstrekken van sofi-nummers aan buitenlandse werknemers conform de in de Annex opgenomen procedurebeschrijving in het aanvraagformulier. Centraal staat, naast rechtszekerheid, compliance en effectief toezicht, tevens een effectieve uitvoering van de uitgifte van sofi-nummers.
- Gecertificeerde ondernemers wordt de mogelijkheid geboden voorbereidende werkzaamheden te verrichten met betrekking tot de uitgifte van sofi-nummers conform de in de Annex opgenomen procedurebeschrijving. De Belastingdienst verzorgt de toezending van de sofi-nummerverklaring.
- Partijen bevorderen dat de gecertificeerde ondernemers, die van deze mogelijkheid gebruik wensen te maken, zich houden aan deze procedurebeschrijving.
- De SNA spoort de certificerende instellingen aan om toezicht te houden op de toepassing van de afgesproken procedure.
- Gecertificeerde ondernemers, die zich niet aan de procedure houden, worden door de certificerende instellingen gemeld bij de SNA. De SNA stelt vervolgens per omgaande de Belastingdienst hiervan op de hoogte.
- De Belastingdienst behoudt zich het recht voor gecertificeerde ondernemers, die zich niet aan de afgesproken procedures houden, tijdelijk of structureel, te kunnen uitsluiten.
- Gecertificeerde ondernemers geven via het aanvraagformulier voor het sofi-nummer (Annex) aan dit convenant te onderschrijven en zich te committeren aan de daarbijbehorende procedurebeschrijving.
- Partijen treden ten minste eenmaal per jaar met elkaar in overleg om dit convenant te evalueren. De eerste evaluatie vindt een half jaar na ondertekening van het convenant plaats. Het geactualiseerde convenant vervangt het voorafgaande en is bindend voor de gecertificeerde ondernemers in de branche die hebben aangegeven het convenant te onderschrijven.

2 Afspraken tussen de Belastingdienst en de SNA

Partijen hebben in de Annex bij deze overeenkomst in het aanvraagformulier tevens de procedurebeschrijving opgenomen voor de aanvraag van sofi-nummers door gecertificeerde ondernemers. Daarbij wordt tevens gebruik gemaakt van het in de Annex opgenomen model aanvraagformulier. Op basis van de doorlopen procedure door de gecertificeerde ondernemer en het daarbij ingevulde aanvraagformulier voor het verstrekken van het sofi-nummer, zorgt de Belastingdienst voor aangetekende toezending van de sofi-nummerverklaring aan het op het aanvraagformulier vermelde adres.

Bij de eerstvolgende wijziging van NEN-4400-1 zal SNA bevorderen dat paragraaf 4.2.1.1, betreffende "Het voeren van een adequate personeelsadministratie", conform de afgesproken procedures in dit convenant wordt aangepast.

3 Toezicht

Partijen hebben afgesproken dat de SNA de certificerende instellingen aanspoort om toezicht te houden op de naleving van de procedureafspraken door gecertificeerde ondernemers.

In aanmerking nemende dat partijen zich hebben gecommitteerd aan een werkwijze waarbij vertrouwen en het vergroten van compliance centraal staan en de in de Annex opgenomen procedureafspraken door de gecertificeerde ondernemers worden gevolgd, volstaat de Belastingdienst in eerste aanleg met (ander) toezicht dat wordt beperkt tot het steekproefsgewijs toezicht houden op de naleving door gecertificeerde ondernemers van de procedureafspraken bij het aanvragen van een sofi-nummer voor een buitenlandse werknemer en steekproefsgewijze toetsing van de aanvraag zelf. De Belastingdienst behoudt zich het recht voor een gecertificeerde ondernemer tijdelijk of structureel uit te sluiten.

Partijen zullen elkaar direct op de hoogte stellen als er nieuwe knelpunten blijken te zijn dan wel de vooraf gemaakte inschattingen over het verloop van de gemaakte afspraken niet geheel juist blijken te zijn om zo nodig op onderdelen van het convenant te kunnen afwijken dan wel het convenant met nadere afspraken aan te vullen (beperkende en uitbreidende werking van de goede trouw die partijen jegens elkaar in acht zullen nemen met in achtneming van de geldende wettelijk voorschriften).

4 Looptijd, periodieke evaluatie en beëindiging

Dit convenant treedt in werking met ingang van de datum van ondertekening. Aan dit convenant wordt geen specifieke looptijd verbonden.

Dit convenant zal jaarlijks door de partijen worden geëvalueerd. De eerste evaluatie vindt een half jaar na ondertekening van het convenant plaats.

Beide partijen kunnen dit convenant met onmiddellijke ingang beëindigen. Zij zullen dat echter niet doen voordat de intentie daartoe schriftelijk is kenbaar gemaakt. Daarbij wordt het voornemen met redenen omkleed. Daarnaast zal beëindiging in een mondeling overleg worden toegelicht, indien door ten minste één der partijen is kenbaar gemaakt dat daarop prijs wordt gesteld.

5 Inwerkingtreding

Dit convenant treedt in werking door ondertekening door beide partijen.

Datum: 12 november 2007

Annex:

Aanvraagformulier sofi-nummer met daarin tevens opgenomen de procedurebeschrijving voor de aanvraag van sofi-nummers voor buitenlandse werknemers door in het register Normering Arbeid opgenomen NEN-4400-1 gecertificeerde uitzendonderneming en (onder)aannemer

Opmerking: in verband met communicatieve aspecten kan dit model aanvraagformulier nog worden aangepast door de Belastingdienst/Centrum voor Kennis en Communicatie. Dit geschiedt in overleg met de convenantpartijen.

Belastingdienst

Aanvraag
Sofinummer buitenlandse werknemer
Voor in het register Normering Arbeid opgenomen NEN 4400-I gecertificeerde ondernemingen

Waarom dit formulier?

Met dit formulier vraagt u een sofinummer aan voor een werknemer uit het buitenland. Uw onderneming is een in het register Normering Arbeid opgenomen NEN 4400-1 gecertificeerde onderneming. Daarom kunt u gebruikmaken van een versnelde werkwijze. Deze werkwijze heeft de Belastingdienst in overleg met de Stichting Normering Arbeid ontwikkeld.

Let op!
Het kan zijn dat uw werknemer in het verleden al een sofinummer heeft gekregen. Dit sofinummer blijft geldig en kunt u gebruiken. U hoeft dus geen nieuw sofinummer aan te vragen.

Zelf controleren
De versnelde werkwijze betekent voor u dat u zelf het identificatiedocument en, als deze vereist is, de tewerkstellingsvergunning van de werknemer moet controleren op geldigheid en echtheid. Bij de ondertekening van deze aanvraag verklaart u die controle te hebben uitgevoerd.

Wat moet u doen?
- Controleer aan de hand van de pasfoto of de werknemer de persoon is die op het identiteitsbewijs staat.
- Controleer of de handtekening op het aanvraagformulier overeenkomt met de handtekening op het identiteitsbewijs.
- Controleer het identiteitsbewijs op geldigheid en echtheid. Hiervoor kunt u gebruikmaken van boekwerken/software-programma's zoals Edison, Keesing en het wid-boek. Mochten hierin controlemiddelen worden voorgeschreven, zoals de blauwe lamp, het retrocheckapparaat en de loep, dan moet u die ook daadwerkelijk gebruiken.

Twijfelt u over de echtheid van de documenten? Dan kunt u dit ook aangeven. In dat geval bestaat de mogelijkheid dat wij de werknemer zelf willen controleren. Wij maken daarover dan een afspraak met u.

Samen ondertekenen
U en de buitenlandse werknemer moeten deze aanvraag beide ondertekenen. Ook de werknemer verklaart hierbij dat het identificatiedocument en indien deze vereist is, de tewerkstellingsvergunning geldig en echt zijn.

Bijlagen meesturen
Stuur een kopie van het identiteitsbewijs en, als deze vereist is, een kopie van de tewerkstellingsvergunning mee. De tewerkstellingsvergunning is nodig voor werknemers die niet uit een eer-land komen én voor werknemers uit Bulgarije en Roemenië. Meer informatie vindt u op www.szw.nl bij Werk/vreemdelingen.

Maak van de identiteitskaart een kopie van voor- en achterzijde. Bij een paspoort van de bladzijden met de identificerende gegevens (en de pasfoto) en alle andere bladzijden met relevante gegevens. Heeft de werknemer meerdere nationaliteiten, voeg dan van alle identiteitsbewijzen een kopie bij.

Invullen en terugsturen
Onderteken het aanvraagformulier en stuur deze met de bijlagen naar: Belastingdienst/Oost/Coördinatiepunt Afgifte Sofinummers NEN Postbus 9024, 7000 HE Doetinchem

Wij sturen u de sofinummerverklaring(en) naar het adres dat u hieronder vermeldt. Wij verzoeken u de sofinummerverklaring zo snel mogelijk te verstrekken aan uw werknemer.

1. Gegevens van uw onderneming

2 Gegevens buitenlandse werknemer

3 Controle van de buitenlandse werknemer

Ondertekening